Productiviteit: plannen en prioriteiten stellen

Deze tool helpt studenten plannen en prioriteiten stellen aan de hand van een weekplanning en de kwadranten van Covey (2010).

Als docent kun je deze tool inzetten wanneer er vragen zijn over het plannen en organiseren. Je kunt de tool inzetten in een een-op-een begeleidingsgesprek of tijdens een bijeenkomst met een kleine groep studenten (ongeveer 10-15 studenten). 

Bekijk het voorbeeld van een weekplanning ( pdf, 172 KB ) en de tijdmatrix van Covey ( pdf, 128 KB ) (2010). 

Hoe gebruik je deze tool

Bekijk hieronder de stappen van deze tool.

Weekplanning

Je kunt eerst met de student afspreken dat hij of zij de weekplanning de komende week invult. Je kunt een eigen voorbeeld laten zien, zoals het bovenstaande voorbeeld (dit kan de student voor zichzelf uitwerken in outlook, in google of in de eigen agenda).

Vraag de student een takenlijst te maken. De student kan in deze takenlijst opschrijven wat hij/zij moet doen en hoeveel tijd dat in beslag neemt.

Prioriteiten stellen

Vervolgens ga je in op prioriteiten aan de hand van de tijdmatrix van Covey (2010). Het is een uitdaging volgens Covey om zo min mogelijk tijd te besteden aan kwadrant 3 (verleiding) en kwadrant 4 (verspilling). Tijd kun je het beste besteden aan kwadrant 2: kwaliteit. Er is dan minder tijd nodig om branden te blussen. In kwadrant 2 ben je proactief bezig en werk je aan belangrijke zaken die nog niet dringend zijn. Je bent je aan het voorbereiden op zaken die gaan komen.

Belangrijk? 

Of iets belangrijk is hangt af van je doelen die je hebt. Die doelen hebben te maken met persoonlijke motivatie of met je leerdoelen op school.

Dringend? 

Op sommige situaties moet je direct reageren omdat ze dringend zijn. Andere dingen zijn minder dringend en kunnen even wachten. Dringend wil nog niet zeggen dat het belangrijk is.

Afwegen

In het tijdkwadrantendiagram worden dringend/niet dringend en belangrijk/onbelangrijk tegen elkaar afgezet. Als het goed is ben je vooral bezig met belangrijke zaken in de kwadranten 1 en 2. Deze leveren een bijdrage aan jouw doelen.

Wat kan er mis gaan tijdens het studeren wanneer je naar de kwadranten kijkt? 

In kwadrant 1 ben je reactief. Je hebt niet goed gepland of je planning is mislukt en daarom moet je misschien in een crisissfeer en onder stress met dringende zaken en voor jou belangrijke zaken bezig zijn.

In de kwadranten 3 en 4 verspil je tijd en ben je niet bezig met je eigen doelen. Een voorbeeld hiervan is het bellen van je vrienden. Dat is niet belangrijk voor je doel. want je doel is namelijk je studie. Kwadrant 3 kan indirect belangrijk zijn als je bijvoorbeeld een medestudent gaat helpen. In kwadrant 4 vlucht je voor de dingen die belangrijk zijn voor jouw doelen door tijd te verspillen.

Opdracht

Je kunt studenten de opdracht geven om per kwadrant minimaal twee activiteiten te verzinnen om zo inzicht te krijgen in hun eigen doelen en prioriteiten. Vervolgens kan de student de takenlijst gaan ordenen:

• Wat moet deze week af? (Q1-activiteit, dus moet)
• Wat kan je voor de lessen doen? (Q2, plan vooraf in)

Skills en thema's

Deze tool kun je inzetten om de life skills Zelfmanagement en Organisatievaardigheden verder te ontwikkelen. Het bijpassende thema is Studeren (plannen). 

Contact

Wil je meer informatie over deze tool? Neem dan contact op met het decanaat via [email protected].