De vlag van de hogeschool

Vacature: Contractbeheerder (0.8–1.0 fte)

De dienst Informatievoorziening en Technologie (IVT) van Hogeschool Leiden zoekt een Contractbeheerder (0.8–1.0 fte)

De functie

Wij zoeken een enthousiaste contractbeheerder voor onze dienst Informatievoorziening en Technologie (IVT). Iemand die zich binnen de dynamiek van het onderwijs thuis voelt in een IT-omgeving. Als contractbeheerder fungeer je binnen de staf van de dienst IVT. Je ondersteunt het management van de dienst bij het opstellen, beheren, onderhouden van de contracten.

Wat zijn je taken?  

De contractbeheerder beheert alle contracten die bij de dienst IVT zijn ondergebracht.

 

De werkzaamheden zijn daarmee primair gericht op het verstrekken van de juiste informatie op het juiste moment aan de juiste functionarissen. Je gaat je in deze functie bezighouden met het:

 

  • Uitvoeren van het dagelijks operationele contractmanagement. Denk hierbij aan: spend-analyses, ondersteuning bij aanbestedingsprocedures, administratie, checks op compleetheid van contracten
  • Beheren van lopende contracten en behandelen of herzien van aflopende contracten
  • Fungeren als aanspreekpunt voor nieuwe en verlengingsvraagstukken
  • Bestellen van IVT gerelateerde producten en diensten met leverancier (binnen afgesloten raamovereenkomsten)
  • Onderhouden en verdiepen van relaties tussen (interne) klanten en leveranciers
  • Verwerken van administratieve mutaties op contracten
  • Uitvoeren van het dagelijks operationele contractmanagement. Denk hierbij aan: spend-analyses, ondersteuning bij aanbestedingsprocedures, administratie, checks op compleetheid van contracten;
  • Monitoren van budget, doorlooptijd, administratieve verwerking, opvolging en facturatie
  • Verzorgen van relevante monitoringsdata en statistieken
  • Communicatie over de afsluiting, aanpassingen en werking van contracten
  • Ondersteunen bij het opstellen van (management)rapportages m.b.t. contractmanagement.

Functie-eisen

Wij vragen

  • Een afgeronde opleiding in de richting van informatiekunde, bedrijfskunde of inkoopmethodieken op minimaal hbo bachelor niveau
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van contractbeheerder in de afgelopen 5 jaar
  • Werkervaring met een contract­managementsysteem in de afgelopen 3 jaar
  • In de afgelopen 5 jaar heb je gedegen kennis opgebouwd over het inkoop van (specifiek) ICT producenten en diensten
  • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financieel – administratie processen in de afgelopen 5 jaar
  • Aantoonbare kennis van contract- en inkoopprocessen in context van een publieke instelling in de afgelopen 5 jaar
  • Werkervaring met de wetgeving AVG in de afgelopen 3 jaar
  • Ervaring met ICT in- en externe inkoop, aanbestedingsregelgeving, inkoop­procedures en contract- en leveranciersmanagement

Van de (nieuwe) contractbeheerder wordt verwacht dat hij/zij (op termijn) zelfstandig invulling geeft aan de functie. Je bepaalt zelfstandig de grenzen van de functie, met voldoende oog voor de behoefte van de organisatie.

Hogeschool Leiden

Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad. De hogeschool heeft ongeveer 13.000 studenten en 1.275 medewerkers. Het onderwijs wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid.

Onze maatschappelijke opdracht is om goed beroepsonderwijs te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

De dienst IVT

De dienst IVT levert innovatieve IT-toepassingen, aansluitend op de behoeftes van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering van de hogeschool. Zij exploiteert en beheert de IT-dienstverlening van de gehele hogeschool en draagt zorg voor vernieuwing en innovatie. Dat doet de dienst met ongeveer 60 bevlogen collega’s die elke dag in samenwerking met het onderwijs continu de dienstverlening willen verbeteren. De werksfeer binnen de dienst wordt gekenmerkt als collegiaal en daadkrachtig.

De stafafdeling

De staf van de dienst IVT valt direct onder de aansturing van de directeur IVT en bestaat uit een managementondersteuner, controller en de contractbeheerder.

Arbeidsvoorwaarden

De cao-hbo is van toepassing. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring, minimaal €2845,48 en maximaal €4307,66 (schaal 9 of 10) bij een fulltime dienstverband, conform de cao-hbo. Het betreft een dienstverband voor 0,8 – 1,0 fte voor in eerste instantie een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Daarnaast is er een gunstige pensioenregeling via het ABP, en is er de mogelijkheid tot flexibel werken. Er zijn diverse ontwikkelmogelijkheden binnen de hogeschool, en er is ruimte voor professionalisering. Verder kent de cao-hbo een eindejaarsuitkering van 8,3 % en is de hogeschool dicht bij station Leiden gelegen.

Informatie en sollicitatie

Je kan jouw motivatiebrief inclusief curriculum vitae tot 24 september 2021 a.s. mailen naar werving-selectie@hsleiden.nl, t.a.v. Wouter Zwaan, directeur IVT. Voor meer informatie over de vacature kunt u mailen met dhr. W. Zwaan: zwaan.w@hsleiden.nl

Vermeld a.u.b in de titel van jouw mail: ‘vacaturenummer 117/2021/IVT uw achternaam en voorletter(s)’. De eerste gespreksronde vindt plaats in week 41.

De interne en externe sollicitatieprocedure lopen tegelijkertijd. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.

Wij verzamelen de persoonlijke gegevens uitsluitend voor de selectie. De persoonsgegevens zullen worden vernietigd uiterlijk 4 weken na het afronden van de procedure. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Hogeschool Leiden kunt u vinden op de pagina Gedragsregels en Rechtsbescherming.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.